外贸业务管理系统简易操作手册
本系统是一套集外贸单证管理、核销单领用分发回收管理、认汇与核销、出口合同签订、增值税开票通知、外贸业务结算、税票录入与稽核、申报退税与未退税信息查询、银行贷款管理、出纳票据打印于一身的强大外贸业务管理系统。SQL网络版设计开发，不仅可以在局域网内共享，还可通过宽带网实现不同区域的广域网连接共享、可同时供外贸公司不同用户角色同时操作。
设计理念：通过外贸业务单据录入后，可实时动态查询收结汇情况、出口情况统计表、预付账款、应收外汇账款、应付账款、银行存款、银行贷款等汇总表及相关明细账等，及时掌握外贸公司整体运作情况；关单、收汇、付款、发票录入后自动汇总生成财务部门的会计凭单，便于财务部门一目了然地进行会计分录的制单、入账；月末调汇一键生成，快速生成资金动态报表。
一、系统安装和配置
1．在Windows的桌面上双击“业务系统”图标，弹出如如（图1）。
（图1）
2．服务器端版本安装：
提示：在安装本服务器端版本时，作为服务器的电脑上必须装上“SQL2000”并打上“SP4补丁”。
A．服务器端版本安装后，须进行数据库的附加，单击 “开始-程序-业务系统-数据库管理”，出现（图2），单击“连接”，提示连接成功后，单击 
，如果成功附加数据，会提示“附加数据库成功！”
（图2）
B．新安装首次使用时须进行数据库连接配置，单击右上角的“数据库连接”，出现如（图3），输入服务器地址（IP地址或服务器名，连接本身SQL时IP：127.0.0.1）、SQL数据库文件名、用户名及密码后，单击连接 钮，如提示连接成功，即表示数据库连接配置完成！连接配置完成后又自动回到如（图1）窗口，输入正确的操作员及密码（用户首次的登录名为Admin，口令为为空，在登入系统后，通过“用户管理—密码修改”菜单进行修改），单击确定（或按回车键），即登录系统。
（图3）
3．客户端版本安装：
提示：客户端版本安装后，无需装有“SQL2000”，直接进行数据库连接配置即可。
二、系统设置
本模块主要功能包括：公司银行账户、初始余额、会计科目及关联科目、合同条款等基本信息；合作客户；对外出口的商品库；国别货币、运输方式、货源地、成交方式、结汇方式及关区代码表等常用信息；用户管理(操作权限、查询权限)等。为便于用户对安全性、稳定性、易用性进行控制，系统提供强大的权限设置功能，每个操作人员可定制自己的操作平台，避免了误操作和跨权限操作。
提示：该模块设置操作方法简便，不详述具体的操作步骤，主要讲解一下设置信息在系统中的作用。
（一）、基本信息
1．公司信息：公司名称、海关登记编码、税务登记等信息在单证制作时需使用，因此要保证准确无误，不要随意修改。
2．账户信息、初始余额：本公司所有银行账户信息设置。该信息在收款水单、付款水单、银行贷款及出纳支付及日记账查询时须使用，要保证设置信息的准确性。
3．会计科目、关联会计科目：为系统自动生成会计凭单调用。
4．费用项目：主要有关单项目、代垫项目和财务项目设置，为相关单据录入调用。
5．合同条款：用户可根据实际情况进行修改，为系统自动购货合同统一格式的合同条款模板。
5．其他设置：主要包括系统启用日期、合同签约地、税票验证提示及系统界面的美观等设置。
（二）、客户设置
客户资料分散在多个业务员手中，缺乏集中和有效的管理和利用，保密性不够。该功能模块主要对合作客户的起始合作日期、毛利率及联系方式、所属业务员和单证员及余款结算方式进行统一管理设置。
（三）、常用信息
常用信息主要包括国别、币种、运输方式、境内货源地、成交方式、结汇方式、区号及邮编查询、关区代码表的设置和查询。
（四）、商品库设置
主要包括出口商品库的添加、修改、删除、导入和导出。
商品库的添加、修改、删除、导出比较简单，这里着重介绍商品的导入功能操作步骤、注意事项：
1． 商品库导入：单击商品库功能表的“导入”，弹出如下图的导入商品库窗口；
2．打开DBF文件：单击 “打开DBF文件”按钮，弹出下图，选择并打开国家税务总局发布并解压的商品库“cmcode.DBF”文件。（至2011年止商品库品种多达70,978条，完整读入需要几拾秒，耐心等待商品库的完整读入），等完整读入后，进入第三步操作；
３．商品库列设置：在商品导入商品顶部，如下图，设置显示在该窗口中的商品库信息对应所在列英文列名后，设置现行编码筛选，筛选出需要导入的商品信息后（如要导入所有显示的商品库信息，不必进行现行编码筛选），按“保存”，即出现在导入的进度条，待出现“完成导入商品编码！”即表示导入成功！
（五）、用户管理
主要包括组别、组所属用户、权限及密码修改。操作简单，不再详述。
（六）、表头设置
功能及注意事项：相关表头只能进行字体、字号、行宽、列宽的设置，不能增删除行及列，否则引起取数行列号错位。
（七）、服务器时间同步
功能：使用工作台的计算机自动与服务器时间同步。
（八）、皮肤选择
系统内置7种皮肤，每个用户可根据个人爱好，选择自己喜好的界面皮肤，网络版用户间的皮肤选择互不影响。
三、出口单证
本模块主要功能包括：核销单领用、分发、回收管理及跟踪；报关单录入；购货合同签订；购货发票的录入、稽核、退税申报、收回退税管理及退税信息查询；认汇与核销、核销变动及核销冲转；代垫、预付款、货款结算的支付申报及查询。
认汇与核销：认汇是在收汇后才能进行的外汇来源与去向认领，核销是在认汇后，自动与关单进行核销，因此，本部分的操作流程在后面另述。
（一）、核销单管理
1．领取 [核销员] ：
2．内部分发与接单：
3．内部回收：
4．外部分发（或作废）[单证员] ：
5．外部回收：
6．使用情况跟踪：
（二）、报关单
1．新增：单击 出口单证→报关单→新增,进入新增报关单录入窗口，据实录入关单信息，关单的详情部分不必录入，由系统自动计算生成。
操作提示：
1.1 必须录入的项目有：客户、海关编号（即关单号，18位）、批准文号（即核销单号，取消核销单领用后，由系统自动生成）、商品编码、数量、单位、总价、币制（特别重要）；
1.2 同一份关单录入的币制必须一致；
1.3 样品单不进入核销，如为样品单，须在样品选择框内打勾；
1.4
快速录入：出口口岸、运抵国、境内货源地只需要录入编码；
1.5
关单核销顺序如需修改，应以8位数时间格式录入，如：“
1.6
单击工具条 
可查询到该单的核销情况、会计分录、毛利率、折算率、记账汇率、退税额、折算价及应付余款；单击工具条
，又返回到关单信息录入窗口；
1.7
录入完整的关单保存并经审核后，才能进入购货合同的签订环节。
2．查询：单击 出口单证→报关单→查询,进入报关单筛选查询窗口。
操作提示：在筛选窗口根据需要选择或录入相关项目，单击确定即显示筛选的内容，筛选的内容可进行修改、删除、查询关单详情并可自动生成会计凭单。
（三）、购货合同
1．合同签订与查询：单击 出口单证→购货合同→合同签订与查询,进入合同签订与查询窗口。
操作提示：
1.1 合同签订：选中要签订的行后，单击工具条的“签订”钮，进入合同签订录入窗口，如图：
左边显示关单信息，右边为合同签订录入部分，一般情况下只需要录入销货商、制定日期、签约日期、签约地点、结算价、金额、交货地点均可，合同条款根据系统设置的合同条件自动生成，如需要修改，可单击“查看合同条款”钮进行修改或补充，录入完整后单击“保存”即完成该单的合同签订。
1.2 合同拆分：关单金额比较大，即1.1签订的为总合同，个别情况需要将总合同拆分几个分合同时，
单上图的 分合同钮，即进入分合同签订录入窗口。如图：
如上图表示将总合同拆分为两个分合同，总合同与分合同在合同清单查询中显示方式见下图：
不存在分合同的合同行可直接进行编辑或删除，存在分合同时，必须进入分合同才能编辑或删除。
1.3
录入完整的合同保存并经审核后，才能进入购货发票的录入环节。
（三）、购货发票
1．购货发票录入、查询：单击 出口单证→购货发票→录入、查询,进入购货发票录入、查询窗口。
操作提示：
1.1 税票录入：存在总合同时，须以分合同行进行税票录入；选中要录入税票的行后，单击工具条的“录入”钮，进入税票录入窗口，如图：
A．基本信息：左边显示关单、合同信息，右边为税票信息录入部分，一般情况下只需要录入销货商纳税人识别号、录入日期、发票号、开票日期、数量、金额均可；
B．其他信息：退税金额、会计分录系统自动生成，如需要修改，可单击工具条的“退税情况”钮进行修改或补充，如下图：
C．保存税票：单击“保存”即弹出税票录入提示小窗口。如该合同的所有税票全部录入时，单击“录入完毕”，如该合同分成多张税票时，单击“继续录入”，即进入该合同的新的一张税票录入状态。
1.2 税票查询：录入的税票，查询窗口中显示如下图：
上图第1列总合同价697,836.57元拆分为445,536.57元和252,300.00元两个分合同价，其中第1个分合同价仅存在一张税票号12345671，税票价税合计445,536.57元；第2个分合同存在3张税票号12345672、12345673及12345674，价税合计分别为80,000.00元,70,000.00元和102,300.00元。
1.2 税票稽核：税票稽核有两种方式：
A．人工审核: 由审核人对录入的税票一张一张的进行核对，再点税票录入窗口的“审核”钮进行审核；
B．自动审核：导入税务局发送的税票认证文件，进行批量自动进行审核。
1.3 退税申报：只能通过审核的税票才能进行退税申报。
申报退税时，单击 出口单证→购货发票→申报退税，进入申报退税窗口，选中左上角的 
，并组合筛选条件，单击筛选按钮，即筛选出要进行申报退税的记录（根据组合条件的不同筛选出来的记录可能多于要申报退税的记录，只要在表中的后两列留空就不会保存到操作的批次），如下图：
退税申批时，仅需要输入或通过右上角的批录入填列所属期、批次两列即可，如需要对行进行排序，可在表中第2列排列次序输入整数值，单击左上角工具栏的“保存”，提示保存成功，完成申报退税。
1.4 收回退税：只有申请退税后才能进行收回退税登记。
收回退税时，单击 出口单证→购货发票→收回退税，进入收回退税窗口，选中左上角的 
，并组合筛选条件，单击筛选按钮，即筛选出要进行收回退税的记录（根据组合条件的不同筛选出来的记录可能多于要收回退税的记录，不登记的行只要在表中的退税日期留空就不会保存），如下图：
收回退税时，仅需要输入或通过右上角的批录入填列退税日期列即可，单击左上角工具栏的“保存”，提示保存成功，完成收回退税操作。
1.5 未退税信息：
单击 出口单证→购货发票→未退税信息，弹出未退税信息窗口，可筛选或全部显示存在各种不同情形的未退税情况明细，如下图：
（四）、支付申报单
1．代垫、预付款新增：
单击 出口单证→支付申报单→代垫、预付款-新增,弹出代垫、预付款新增窗口，如下图：
代垫费用操作图，预付账款操作步骤类似，不同详述。
代垫费用打印效果图
1．货款结算：
单击 出口单证→支付申报单→货款结算-新增,弹出货款结算新增窗口，如下图：
货款结算图
结算公式=结汇合计1,148,743.65
+ 关单应付余款差价合计44,535.00 – 代垫（或预付款）扣回合计500.00 = 1,192,778.65元
货款结算打印效果图
三、出纳单证
本模块主要功能包括：收款水单、付款水单、银行贷款、汇率表及出纳支付及对应出纳单证的汇总查询。
（一）、收汇水单
功能：登记公司所有资金来源，包括外汇收入、客户退款收入及其他资金收入。
1．新增：单击 出纳单证→收汇水单→新增,弹出收汇水单新增录入窗口
1.1 外汇收入录入：
该收入为核销款，由外贸公司出口货物产生的国外公司（企业）汇入的货款，在本系统中与关单FOB价自动进行核销结算，形成关单按核销方式计算产生的关单应付余款。
提示：如款项由国外多个公司合并汇入，可进行金额分拆，最多可拆分为4个金额，便于后续进行外汇认证（即认领为国内款项来源商及核销去向商）。
1.2 客户退款收入录入：
该收入为非核销款，录入时，选中退款选项，即出现退款单位信息（必须录入，须后续认证）。
1.3 其他收入录入：
该收入为非核销款，录入时，选中非核销款选项。
（二）、付款水单
功能：登记公司由银行代扣应由外贸公司自己承的各项杂费或应由往来客户承担各项代垫款项，应由往来客户承担各项代垫款项时系统自动登入代垫、预付款申报单，为后续货款结算时扣回。
1．
新增：单击 出纳单证→付汇水单→新增,弹出付款水单新增录入窗口。操作简单，不再详述。
2．
查询：单击 出纳单证→付汇水单→查询,弹出付款水单汇总查询窗口。操作简单，不再详述。
（三）、出纳支付、出纳票据 {支票、进账单、电（信）汇} 打印
功能：合作往来客户货款、代垫费、预付款的支付；归还银行贷款；外贸公司内部各银行账户间的资金划转；其他资金支付。
1. 新增：单击 出纳单证→出纳支付→新增,弹出出纳支付新增录入窗口，如下图：
⑦
操作说明：
①区来源：用户自己选择付款银行信息；
②区来源：支付货款、代垫费、预付款、归还银行贷款时从⑥区选择自动填充收款人信息；公司内部各账户间划转及其他支付时，用户自己选择收款人信息；
③区来源：归还银行贷款专用，从⑥区选择自动填充，归还部分贷款本金原币金额时，可直接手工修改本金及利息额原币；
④区来源：系统根据开票日期自动生成，也可手工修改牌价；
⑤区来源：转账或汇款时银行收取的汇费原币金额；
⑥、⑦、⑧区来源：系统自动生成，其中⑥区表示未支付（归还）的货款、代垫费、预付款及银行贷款；⑦区反映支付款项的其他相关信息；⑧区显示为本单支付凭证共支付的金额，等于支付金额加银行汇费。
（四）、汇率表
功能：编辑或导入外汇牌价。
手工编辑（添加、修改、删除）操作简单，不再详述，这里主要对汇率的导入功能进行介绍。
单击 出纳单证→汇率表→查询,弹出汇率表查询窗口，如下图：
步骤：1.电脑可以连上互联网的情况下，单击牌价，进入中国银行外汇牌价网页，并将要导入的行连同标题一并选中，如下图：
2．右击选中行，单击“复制”后，关闭中行外汇牌价窗口，单击汇率表的导入钮，选择从文本数据导入，在窗口的空白处右击“粘贴”刚才从中行外汇牌价复制过来的数据，如下图：
3．单击右上角的转换到表格钮，提示转换成功，如下图：
4．单击汇率表的保存，即完成汇率数据的更新。
（五）、银行贷款管理
功能：登记从银行等金融机构贷款本金、利率、归还（还贷见出纳支付窗口）情况。
1. 新增：单击 出纳单证→银行贷款→新增,弹出银行贷款新增录入窗口，录入贷款信息，如下图：
2. 还贷：单击 出纳单证→出纳支付→新增,弹出出纳支付新增窗口，在窗口的左上角款项类别框选择归还贷款，从窗口底部选择归还的贷款结余行，并选择付款人，单击保存完成还贷，如下图：
2. 银行贷款查询：单击 出纳单证→出纳支付→查询,弹出贷款查询窗口，如下图
从该窗口中可以清楚地看出贷款的期限、本金及归还情况，如需要更详细的查询，可以进入贷款日记账中查询。
四、认汇与核销：
认汇是对收汇水单录入的资金来源进行的外汇来源与去向认领，本系统的核销是指外汇认领后，自动与关单对应客户的FOB价进行核销。
（一）、认汇
1．单击 出纳单证→认汇与核销→外汇认证,弹出外汇认证窗口，该窗口默认显示尚未认领的外汇资金，如下图：
从上图可以清楚地看出，
A．双击该笔收汇的任一行，弹出如下窗口，见下图：
B．假如，经业务员确认该笔外汇的来源和核销去向均为001109客户，则在下图的款项归属和核销去向双击选择或直接输入000109；
C．核销顺序一般为系统默认，必要时也可修改，修改应以8位数时间格式录入，如：“
D．输入认汇日期后，点保存，即完成外汇认证。
认汇后在外汇认证窗口查询该笔时，显示为已认证，如下图：
（二）、核销冲转
功能介绍：合作客户关单累计核销额大于该客户外汇收入累计核销额，经外贸公司同意，不再收取该客户外汇，将关单累计核销额与外汇收入累计核销额之差（部分差额或全部差额）作为虚拟收汇进行核销，冲转差额在核销冲转中录入体现。
1．查询：单击 出纳单证→认汇与核销→核销冲转,弹出核销冲转窗口，如下图：
上图表示：
2．添加：单击上图的添加,弹出核销冲转新增窗口，如下图：
一般只要输入起止日期，系统会自动计算该期间的累计报关出口金额、累计收汇金额及欠汇（即差额），再次输入申请冲汇金额及结算汇率后，单击保存即完成冲汇的操作。
（三）、核销查询与变动
功能介绍：核销明细查询、联查收汇水单、联查关单、联查冲汇单；外汇核销变动，关单核销变动。
1．查询：单击 出纳单证→认汇与核销→查询、变动,弹出核销查询、变动窗口，如下图：
为了直观，隐藏了部分列，下图以000440客户为例，以全部（包括已核销和未核销）进行筛选
上图表示：编号为000440的客户，查询期间内共收汇3笔，折美元核销额计194,251.68元，出口报关的关单共7笔，折美元核销额计311,702.14元,关单累计金额大于收汇金额，核销的关单额为194,251.68元，未核销关单额117,450.46美元。
2．单据联查、核销变动：
A．双击（或右击）核销明表的每一行，都可以直接联查到该行的对应单据来源，如下图：
B．核销变动：外汇核销变动即变动核销去向和核销顺序；关单核销变动即变动核销顺序。
提示：已结算支付的外汇和关单不能进行核销变动；未结算支付的外汇（或关单）变动的核销顺序不能小于该客户已结算支付的最大核销顺序。
五、财务会计：
功能：财务报表、会计凭单、账簿的查询；应付余款的调整、备案标记；期末处理。
财务报表、会计凭单、账簿的查询操作比较简单，不再详述，重点解说余款调整、备案资料归集、期末处理
（一）、余款调整及备案
1．余款调整：单击 财务会计→余款及备案→余款及备案,筛选出应调整的余款计算行，单击或右击该行，选中余款调整，弹出余款调整窗口，如下图：
2. 备案资料归集：单击 财务会计→余款及备案→余款及备案,筛选出应调整的余款计算行，单击或右击该行，选中备案资料，弹出备案资料窗口，如下图：
（二）、期末处理
功能：月末调汇和月末关账。
提示：调汇基准日的各币制的汇率必须存在。
提示：关账后，相关单据的录入日期必须大于关账日期。
重 要 提 示
账簿借贷方数据来源：
1、应收外汇账款
借方：关单—核销总价(USD) 、收汇水单认汇到具体客户冲转
贷方：收汇水单、认汇到具体客户
2、银行日记账
借方：收汇水单
贷方：付款水单、出纳支付
3、应付账款
借方：付款水单、出纳支付
贷方：发票
4、银行贷款
借方：出纳支付-归还贷款
贷方：银行贷款录入
操作提示：
1、关单审核才能签订合同，合同审核才能录入发票，发票审核才能申报退税，申报退税录入才能录入收回退税录入；
2、代垫费用及预付款出纳支付后才能在货款结算申报中进行扣回操作；
3、代垫费用、预付款及货款结算录入后自动形成出纳支付数据，出纳直接审核打印支票或汇款凭证。
4、关单和收汇录入（经认汇后）自动进行核销，并形成按核销计算的余款；
5、发票录入后自动生成按实际退税计算的余款；
6、系统自动按客户设置的余款计算方案进行最终余款计算（系统按默认余款计算时，为保证公司最大利润，会自动进行毛利额判断），用户可进行余款调整；
7、余款支付时须先收回关单及备案操作；
8、应收外汇账款、应付账款、银行存款及银行贷款日记账的每一行都可以双击查询到该行的对应单据来源；
9、报关单、收汇单，认证单、购货发票、付款单、出纳支付的相关单，都具有汇总并形成按科目汇总的会计凭单；
10、月末一键自动进行应收外汇账款、银行存款及银行贷款日记账的调汇。
二Ｏ一一年十二月十八日